外国人従業員の相談体制整備に助成金は使える？人事担当者向けに解説

外国人従業員の相談体制を整える際、助成金を活用できるのか知りたい企業も多いのではないでしょうか。特定技能外国人をはじめ、外国人材の雇用が広がる中で、職場や生活に関する相談を受け止める仕組みづくりは人事部門の重要な課題です。

相談窓口の整備には、厚生労働省の人材確保等支援助成金「外国人労働者就労環境整備助成コース」を確認する方法があります。この記事では、最新の公式情報を基に、外国人従業員の相談体制整備と助成金の関係、人事担当者が準備すべき実務を解説します。

※助成金の受給可否は、企業の雇用状況、計画提出時期、導入する制度内容、離職率要件、雇用関係助成金共通要件などによって異なります。申請前には、必ず厚生労働省の最新資料と管轄の労働局・ハローワーク等の窓口で確認してください。

外国人従業員の相談体制整備が必要な理由

外国人従業員の相談体制は、単なる福利厚生ではなく、職場定着や労務トラブル予防に関わる重要な仕組みです。助成金の活用を検討する前に、まず企業がなぜ相談窓口を整えるべきなのかを確認しておく必要があります。

言語や雇用慣行の違いが不安につながる

厚生労働省は、外国人労働者について、日本の労働法制や雇用慣行に関する知識不足、言語の違いなどから、労働条件や解雇に関するトラブルが生じやすい傾向があると説明しています。

外国人労働者就労環境整備助成コースは、こうした外国人特有の事情に配慮した就労環境整備を支援する制度です。外国人従業員が職場のルールや相談先を理解できないまま働くと、小さな疑問が不満や離職につながる可能性があります。

人事担当者は、相談体制を早めに整えることで、問題が大きくなる前に把握しやすくなります。

相談窓口は職場定着の基盤になる

外国人従業員の相談内容は、賃金や労働時間だけに限られません。住居、通勤、家族、在留手続、日本語でのコミュニケーションなど、生活と仕事が重なった悩みとして現れることもあります。

厚生労働省の雇用管理指針では、事業主は外国人労働者の苦情や相談を受け付ける窓口の設置等、体制を整備し、日本における生活上または職業上の苦情・相談等に対応するよう努めることが示されています。

必要に応じて、地方公共団体など行政機関の相談窓口を教示することも求められています。

特定技能外国人の支援とも関係する

特定技能1号外国人を受け入れる企業では、入管制度上の支援も関係します。出入国在留管理庁は、受入れ機関が特定技能外国人への支援を実施しなければならず、登録支援機関に支援計画の全部または一部を委託できると案内しています。

ただし、登録支援機関に支援を委託している場合でも、職場内の労務相談や人間関係の相談を企業が把握しなくてよいわけではありません。人事部門は、入管制度上の支援と社内の雇用管理上の相談体制を分けて整理することが大切です。

相談体制整備に使える助成金とは

外国人従業員の相談体制整備で確認したいのが、厚生労働省の人材確保等支援助成金「外国人労働者就労環境整備助成コース」です。この制度は、外国人雇用を行う企業が、職場定着に向けた就労環境を整備する際の公的支援として確認できます。

外国人労働者就労環境整備助成コースが該当する

外国人労働者就労環境整備助成コースでは、主な受給要件の中に「苦情・相談体制の整備」が含まれています。あわせて、雇用労務責任者の選任、就業規則等の多言語化、一時帰国のための休暇制度、社内マニュアル・標識類等の多言語化も整備措置として示されています。

この助成金は、特定技能外国人だけを対象にした制度ではありません。外国人労働者を雇用している事業主が、公式に定められた要件を満たすかどうかを確認して活用を検討する制度です。

助成額は1制度導入につき20万円

厚生労働省の公式情報では、受給要件をすべて満たした場合、1制度導入につき20万円、上限80万円が支給されると案内されています。相談体制の整備だけでなく、他の就労環境整備措置も含めて、どの制度を導入するかを整理する必要があります。

ただし、相談窓口を設ければ必ず助成金を受けられるという意味ではありません。認定を受けた就労環境整備計画に基づく導入、離職率目標の達成、支給申請手続などを満たすことが前提になります。

相談体制は選択措置として確認する

厚生労働省の様式ページでは、導入する「苦情・相談体制の整備」「一時帰国のための休暇制度の整備」「社内マニュアル・標識類等の多言語化」の概要票が掲載されています。支給申請時にも、導入したこれらの措置に関する概要票が用意されています。

そのため、相談体制を助成金の対象として検討する場合は、どのような窓口を設けるのか、誰が対応するのか、どの言語で相談できるのかを計画段階で明確にする必要があります。

人事担当者は、制度名だけで判断せず、最新様式とガイドブックを確認しながら進めると安全です。

相談体制として整えたい実務内容

相談体制整備は、担当者を置くだけでは十分とはいえません。外国人従業員が実際に相談しやすく、相談後の対応が記録され、改善につながる仕組みとして設計することが重要です。

相談窓口と対応責任者を明確にする

外国人従業員が困ったときに最初に確認するのは、誰に相談すればよいかという点です。人事部門、現場責任者、雇用労務責任者、登録支援機関など、関係者が複数いる場合は、相談内容ごとの窓口を分けて示すと分かりやすくなります。

厚生労働省の助成金では、雇用労務責任者の選任も整備措置として示されています。相談体制を実効性のあるものにするには、責任者の氏名や部署だけでなく、相談受付方法、対応時間、緊急時の連絡先まで整理しておくことが望まれます。

多言語またはやさしい日本語で案内する

相談窓口を設けても、外国人従業員がその存在を理解できなければ利用されにくくなります。相談できる内容、相談方法、秘密保持、不利益な取扱いをしないことを、多言語またはやさしい日本語で案内するとよいでしょう。

厚生労働省は、外国人社員に人事・労務を説明する際の支援ツールとして、多言語用語集やモデル就業規則やさしい日本語版などを提供しています。相談体制の周知文を作る際にも、こうした公的資料を参考にすると表現を整えやすくなります。

相談記録と改善対応を残す

相談体制を整備する際は、相談を受けた事実だけでなく、対応内容や改善結果を記録する運用が重要です。相談日、相談者、対応者、相談内容、対応方針、完了日を記録しておくことで、同じ問題が繰り返されていないかを確認できます。

厚生労働省の様式ページでは、雇用労務責任者による面談結果一覧表も掲載されています。助成金申請の有無にかかわらず、面談や相談対応を記録する仕組みは、外国人従業員の定着支援に役立ちます。

助成金申請で確認したい要件

外国人従業員の相談体制を整備しても、それだけで助成金が支給されるわけではありません。人事担当者は、外国人労働者の雇用状況、就労環境整備計画、離職率目標、支給申請期限などを公式情報に沿って確認する必要があります。

外国人労働者を雇用していること

外国人労働者就労環境整備助成コースでは、外国人労働者を雇用している事業主であることが主な受給要件として示されています。さらに、外国人を雇い入れた事業主には、在留資格「外交」「公用」および特別永住者を除き、外国人雇用状況の届出が義務づけられています。

相談体制整備を検討する前に、外国人雇用状況の届出、雇用保険の手続、在留資格の確認が適切に行われているかを点検しましょう。助成金の対象になり得る取り組みであっても、基本的な雇用管理が不十分では申請準備に支障が出る可能性があります。

計画認定前の導入には注意する

本コースでは、認定を受けた就労環境整備計画に基づき、外国人労働者に対する就労環境整備措置を新たに導入し、実施することが求められます。相談体制についても、すでに実施済みの取り組みを後から助成金対象として扱えるとは限りません。

人事担当者は、相談窓口の設置、外部専門家への委託、通訳体制の整備、社内周知を始める前に、計画提出の要否と提出期限を確認する必要があります。社内稟議と助成金手続の順番を間違えないよう、管轄窓口への事前相談が有効です。

離職率目標も申請上の重要点になる

厚生労働省の公式情報では、就労環境整備計画期間終了後の一定期間経過後における外国人労働者の離職率が15％以下であることが、主な受給要件として示されています。外国人労働者数が少ない企業では、1人の離職が要件に影響する場合もあるため注意が必要です。

相談体制は、離職率目標を形式的に満たすためだけに設けるものではありません。日常的な不安や不満を早期に把握し、職場改善につなげる仕組みとして運用することで、結果的に定着率の向上にもつながります。

特定技能の受入企業が注意したい点

特定技能外国人を雇用する企業では、助成金制度と入管制度上の支援義務を混同しないことが重要です。相談体制の整備は両方に関係し得ますが、制度の目的、申請先、必要書類は異なります。

支援計画と助成金計画は別に管理する

特定技能1号外国人を受け入れる企業では、1号特定技能外国人支援計画を作成し、支援を実施する必要があります。出入国在留管理庁は、登録支援機関に支援計画の全部または一部を委託できることも案内しています。

一方、外国人労働者就労環境整備助成コースでは、厚生労働省側の就労環境整備計画が必要になります。人事担当者は、入管制度上の支援計画と、助成金制度上の計画を別の書類として管理することが大切です。

登録支援機関任せにしない

登録支援機関に支援を委託している場合でも、職場内で発生する労務上の相談、ハラスメント、労働時間、休暇、配置、上司との関係などは、企業自身が把握すべきテーマです。相談体制を外部任せにしすぎると、会社として必要な改善が遅れる可能性があります。

出入国在留管理庁は、登録支援機関に支援計画の全部の実施を委託した場合、受入れ機関が満たすべき支援体制の基準を満たしたものとみなされると案内しています。ただし、それは入管制度上の支援体制の話であり、企業の雇用管理責任が消えるわけではありません。

行政相談窓口も案内できる体制にする

外国人従業員からの相談内容によっては、社内だけで対応しきれない場合もあります。厚生労働省の雇用管理指針でも、必要に応じて地方公共団体が情報提供や相談を行う一元的な窓口など、行政機関の相談窓口を教示するよう努めることが示されています。

厚生労働省の「確かめよう労働条件」では、外国人労働者向け相談ダイヤルや外国人労働者相談コーナーなど、外国語で労働条件について相談できる窓口が案内されています。人事担当者は、社内窓口と外部公的窓口の両方を整理しておくと、相談内容に応じた案内がしやすくなります。

人事担当者が進めたい社内整備

相談体制の整備は、助成金申請のためだけに行うものではありません。外国人従業員が安心して働ける職場を作るためには、相談の入口、対応ルール、記録管理、再発防止までを一連の仕組みとして整えることが大切です。

相談できる内容を分かりやすく示す

外国人従業員に対しては、何を相談してよいのかを具体的に示すことが重要です。賃金、労働時間、休暇、人間関係、ハラスメント、住居、通勤、在留手続の相談先など、内容ごとに窓口を整理すると利用しやすくなります。

相談窓口の案内では、相談したことで不利益な扱いを受けないことも明記するとよいでしょう。外国人従業員が安心して声を上げられる環境を作ることが、早期対応と離職防止につながります。

現場管理者への共有も行う

相談体制は、人事部門だけで完結するものではありません。現場管理者が外国人従業員の相談を最初に受ける場面も多いため、相談を受けた際の対応ルールを社内で共有しておく必要があります。

現場で解決できる内容と、人事部門へ引き継ぐべき内容を分けておくと、対応の遅れを防ぎやすくなります。相談内容によっては、守秘義務やハラスメント対応の観点も関係するため、管理者向けの研修も有効です。

定期面談と改善サイクルを作る

相談窓口は、問題が起きたときだけ使う仕組みにすると、外国人従業員が利用しにくい場合があります。入社後1か月、3か月、6か月などのタイミングで定期面談を行い、困りごとを確認する運用が考えられます。

面談で得た内容は、個別対応だけで終わらせず、職場全体の改善にもつなげることが大切です。相談内容を分類し、説明資料の見直し、マニュアルの多言語化、休暇制度の説明強化などに反映すると、就労環境整備の効果が高まりやすくなります。

まとめ

外国人従業員の相談体制整備には、厚生労働省の人材確保等支援助成金「外国人労働者就労環境整備助成コース」を確認する価値があります。

この助成金では、苦情・相談体制の整備が就労環境整備措置の一つとして示されており、外国人労働者の職場定着を目的とした制度として位置づけられています。

ただし、相談窓口を設けるだけで自動的に支給される制度ではなく、認定された就労環境整備計画に基づく導入、離職率目標の達成、最新様式による申請などが必要になります。

人事担当者は、特定技能制度上の支援義務と厚生労働省の助成金要件を分けて確認し、社内窓口と外部相談先を組み合わせた相談体制を整えることが大切です。