外国人雇用を進める企業では、就業規則を多言語化する際に使える助成金があるのか気になる場面があります。特定技能外国人や留学生採用後の社員が増えるほど、労働条件や社内ルールを正しく伝える体制づくりは重要になります。
就業規則の多言語化には、厚生労働省の人材確保等支援助成金「外国人労働者就労環境整備助成コース」を確認する方法があります。
この記事では、最新の公式情報を基に、外国人雇用で就業規則を多言語化する際の助成金の考え方、対象となる整備内容、人事担当者が準備すべきポイントを解説します。
※助成金の受給可否は、企業の雇用状況、計画提出時期、導入する制度内容、離職率要件、雇用関係助成金共通要件などによって異なります。申請前には、必ず厚生労働省の最新資料と管轄の労働局・ハローワーク等の窓口で確認してください。
外国人雇用で就業規則の多言語化が重要な理由
外国人労働者を雇用する企業では、就業規則や労働条件を日本語だけで示すだけでは、内容が十分に伝わらない場合があります。助成金の活用を考える前に、まず多言語化がなぜ必要なのかを人事実務の観点から確認しておくことが大切です。
労働条件の理解不足はトラブルにつながる
外国人労働者は、日本の労働法制や雇用慣行に関する知識、言語の違いなどから、労働条件や解雇に関するトラブルが生じやすい傾向があると厚生労働省は説明しています。
外国人労働者就労環境整備助成コースは、こうした事情に配慮した就労環境整備を支援する制度です。就業規則には、労働時間、休日、休暇、賃金、服務規律、退職、懲戒など、働くうえで重要なルールが含まれます。
内容が十分に理解されないまま勤務が始まると、本人と会社の認識にずれが生じる可能性があります。
多言語化は職場定着にも関係する
厚生労働省の人材確保等支援助成金の案内では、外国人労働者就労環境整備助成コースについて、就業規則等の多言語化などを通じて、外国人労働者の職場定着に取り組む事業主を助成すると説明されています。
つまり、多言語化は単なる翻訳作業ではなく、定着支援の一部として位置づけられています。外国人従業員が会社のルールを理解し、自分の権利や義務を把握できれば、不安や誤解を減らしやすくなります。
人事担当者にとっても、入社後の問い合わせ対応や現場での説明負担を軽減できる効果が期待できます。
事業主には理解促進への配慮が求められる
厚生労働省の外国人労働者の雇用管理に関する指針では、事業主が分かりやすい説明書を用いることや、母国語等で説明することなど、外国人労働者の理解を促進するために必要な配慮をするよう努めることが示されています。
労働・社会保険についても、多言語対応の広報資料を活用するなど、理解できる方法による周知が求められています。この考え方は、就業規則の多言語化にも通じます。
会社のルールを整備するだけでなく、外国人従業員が実際に理解できる形で伝えることが重要です。
＜関連記事＞
特定技能外国人の職場定着に使える助成金はある？企業が整えるべき就労環境
就業規則の多言語化に使える助成金とは
外国人雇用で就業規則を多言語化する際に確認したい制度が、厚生労働省の人材確保等支援助成金「外国人労働者就労環境整備助成コース」です。ここでは、制度の位置づけ、助成額、多言語化がどのように扱われているかを整理します。
外国人労働者就労環境整備助成コースが該当する
外国人労働者就労環境整備助成コースは、外国人特有の事情に配慮した就労環境を整備し、外国人労働者の職場定着に取り組む事業主を支援する助成金です。主な受給要件の一つとして、就業規則等の多言語化が明記されています。
この助成金は、特定技能外国人だけを対象にした専用制度ではありません。外国人労働者を雇用している事業主が、制度上の要件を満たすかどうかを確認して活用を検討する制度です。
助成額は1制度導入につき20万円
厚生労働省の人材確保等支援助成金の案内では、外国人労働者就労環境整備助成コースの助成金額は、1制度導入につき20万円、上限80万円と示されています。
主な要件として、雇用労務責任者の選任や就業規則等の多言語化などの就労環境整備措置の導入・実施、離職率目標の達成などが挙げられています。ただし、就業規則を翻訳すれば自動的に支給される制度ではありません。
就労環境整備計画の認定、対象措置の導入、実施後の支給申請など、制度上の流れに沿って準備する必要があります。
多言語化は必須措置として確認される
厚生労働省の様式ページでは、令和8年度中に就労環境整備計画を提出した場合の様式として、導入する「雇用労務責任者の選任」および「就業規則等の多言語化」の概要票が掲載されています。
支給申請時にも、導入した「雇用労務責任者の選任」および「就業規則等の多言語化」の概要票が用意されています。この点からも、就業規則等の多言語化は本コースの中心的な整備内容といえます。
人事担当者は、どの規程を対象にするのか、どの言語で整備するのか、外国人労働者へどのように周知するのかを事前に整理しておく必要があります。
多言語化の対象として確認したい書類
就業規則の多言語化といっても、対象は就業規則本体だけに限られるとは考えないほうがよいでしょう。
外国人従業員が労働条件や社内ルールを理解するために必要な書類を整理し、助成金の対象になり得る範囲と社内整備として進める範囲を分けて考えることが大切です。
就業規則と関連規程を確認する
まず確認したいのは、就業規則本体と、賃金規程、休暇規程、育児・介護休業規程、退職金規程、服務規律に関わる規程などです。
外国人従業員にとって、給与の計算方法、残業代、休暇の取り方、欠勤時の連絡方法などは、入社後すぐに理解しておきたい事項になります。
助成金の対象として整理する場合は、単に翻訳するだけでなく、どの規程を多言語化したのかを明確に残すことが重要です。人事部門では、対象書類の一覧、翻訳言語、翻訳日、周知方法を管理できるようにしておくとよいでしょう。
労働条件通知書や雇用契約書も重要になる
外国人従業員に労働条件を説明する際は、就業規則だけでなく、労働条件通知書や雇用契約書も重要な資料になります。厚生労働省は、外国人労働者向けのモデル労働条件通知書を多言語で提供しており、企業が労働条件を説明する際の参考にできます。
就業規則と雇用契約書の内容に不整合があると、説明時に混乱が生じる可能性があります。多言語化を進める際は、就業規則、労働条件通知書、雇用契約書の表現や内容が矛盾しないよう確認することが大切です。
社内マニュアルとの役割分担も整理する
厚生労働省の助成金では、就業規則等の多言語化のほか、社内マニュアル・標識類等の多言語化も就労環境整備措置として示されています。つまり、会社の基本ルールを示す就業規則と、現場で使う業務マニュアルは、役割を分けて整備することが想定されています。
たとえば、就業規則では休暇や服務規律を説明し、現場マニュアルでは作業手順、安全ルール、報告方法を示す形が考えられます。外国人従業員が必要な情報に迷わずアクセスできるよう、資料ごとの目的を明確にしておきましょう。
多言語化を進める際の実務ポイント
就業規則の多言語化は、翻訳会社に依頼して完了する作業ではありません。制度の対象として整備する場合も、社内実務として進める場合も、正確性、分かりやすさ、周知方法、更新管理をセットで考える必要があります。
直訳ではなく理解しやすい表現を意識する
就業規則には、日本の労務管理に特有の言葉が多く含まれます。懲戒、休職、所定労働時間、時間外労働、割増賃金、有給休暇などは、単純に直訳しても外国人従業員に伝わりにくい場合があります。
厚生労働省は、外国人社員に人事・労務を説明する際に役立つ支援ツールとして、労務管理に使えるポイント・例文集、多言語用語集、モデル就業規則やさしい日本語版を作成しています。
人事担当者は、専門用語を翻訳するだけでなく、外国人従業員が理解しやすい表現になっているかを確認するとよいでしょう。
周知方法と理解確認を残す
多言語化した就業規則は、作成しただけでは十分とはいえません。外国人従業員に配布した日、説明した内容、質問への回答、理解確認の方法を記録しておくことが重要です。
厚生労働省の様式ページでは、雇用労務責任者による面談結果一覧表などの様式も掲載されています。就業規則の説明や相談対応を継続的に管理するうえで、面談記録を残す考え方は人事実務にも役立ちます。
法改正や社内変更時の更新管理も必要になる
就業規則は、一度多言語化すれば終わりではありません。法改正、社内制度の変更、賃金制度の見直し、休暇制度の追加などがあれば、日本語版と多言語版の両方を更新する必要があります。
多言語版だけ古い内容のまま残ると、外国人従業員に誤った説明をしてしまうおそれがあります。人事担当者は、日本語版の改定時に翻訳版も更新する運用をあらかじめ決めておくと安心です。
＜関連記事＞
外国人従業員の相談体制整備に助成金は使える？人事担当者向けに解説
助成金申請前に確認すべき注意点
外国人雇用で就業規則を多言語化する際に助成金を検討する場合、申請前の準備が非常に重要です。対象となる取り組み、様式、提出時期、証拠書類を確認し、管轄の労働局やハローワークに相談しながら進める必要があります。
最新の様式と提出時期を確認する
厚生労働省の様式ページでは、令和8年度中に就労環境整備計画を提出した場合の様式として、就労環境整備計画書、概要票、外国人労働者名簿、事業所確認票、支給申請書などが掲載されています。
就業規則等の多言語化に関する概要票も、計画時と支給申請時の双方で用意されています。助成金は年度や提出時期によって様式が変わることがあります。過去に保存した資料を使い回すのではなく、申請時点で厚生労働省の最新ページを確認することが大切です。
既に実施済みの翻訳は対象外になる可能性がある
外国人労働者就労環境整備助成コースでは、認定を受けた就労環境整備計画に基づいて、就労環境整備措置を新たに導入し、実施することが主な要件として示されています。つまり、計画認定前に実施した翻訳が、そのまま助成金対象として扱えるとは限りません。
人事担当者は、翻訳会社や社会保険労務士へ依頼する前に、助成金の計画提出が必要かどうかを確認しておくべきです。社内稟議、見積取得、契約、翻訳作業、周知の順番を整理しておくと、手戻りを防ぎやすくなります。
管轄窓口への事前相談が欠かせない
厚生労働省の制度ページでは、問い合わせ先として労働局、ハローワーク、申請窓口が案内されています。助成金は企業の状況や導入する制度の内容によって判断が分かれる場合があるため、最終的には管轄窓口への確認が必要です。
特に、どの書類を就業規則等として扱えるのか、どの言語への翻訳が必要なのか、支給対象経費として何を整理できるのかは、事前に確認したほうが安全です。
公的制度案内サイトとしても、読者に対して「公式資料と窓口確認を前提に検討する」姿勢を示すことが信頼につながります。
企業の人事担当者が進めたい社内整備
就業規則の多言語化は、助成金申請のためだけに行うものではありません。外国人従業員が安心して働ける環境を作るため、社内体制、説明資料、相談窓口、更新管理を一体で整えることが重要です。
対象者と言語を整理する
まずは、自社で雇用している外国人労働者の在留資格、国籍、使用言語、日本語理解度を整理しましょう。特定技能、技術・人文知識・国際業務、留学生からの採用など、在留資格によって業務内容や説明すべき事項が異なる場合もあります。
翻訳言語は、国籍だけで決めるのではなく、本人が実際に理解できる言語を確認することが大切です。複数の国籍の従業員がいる場合は、母国語訳、英語、やさしい日本語を組み合わせる方法も考えられます。
人事・現場・専門家で役割分担する
就業規則の多言語化では、人事部門だけでなく、現場管理者、社会保険労務士、翻訳会社などとの連携が必要になることがあります。
人事部門が制度の趣旨を整理し、専門家が法的な表現を確認し、現場が実際に使いやすい表現かを確認する流れが望ましいでしょう。外国人従業員に説明する際は、現場担当者が日本語版と異なる説明をしないように注意が必要です。
多言語化した資料を社内で共有し、説明担当者向けの確認会を行うと運用のずれを防ぎやすくなります。
助成金活用後も継続的に見直す
助成金を受給できたとしても、就業規則の多言語化はそこで完了するものではありません。外国人従業員から質問が多い箇所、誤解が起きやすい表現、現場で使いにくい資料は、運用しながら改善する必要があります。
厚生労働省の支援ツールには、外国人社員に説明する際に想定される場面や、やさしい日本語による説明例が掲載されています。こうした公的資料も参考にしながら、外国人従業員と日本人従業員の双方にとって働きやすい職場づくりを進めましょう。
＜関連記事＞
外国人の早期退職問題と早期退職を解決するための就労者との向き合い方
まとめ
外国人雇用で就業規則を多言語化する際は、厚生労働省の人材確保等支援助成金「外国人労働者就労環境整備助成コース」を確認する価値があります。
この助成金では、就業規則等の多言語化が主な就労環境整備措置の一つとして示されており、1制度導入につき20万円、上限80万円の助成額が案内されています。
ただし、助成金は翻訳費用を後から自由に補填する制度ではなく、認定を受けた計画に基づく新たな導入や離職率目標の達成などが求められます。
人事担当者は、最新の公式資料、申請様式、管轄窓口を確認しながら、就業規則の多言語化を外国人労働者の職場定着に向けた社内整備として進めることが大切です。
